5 síntomas de una deficiente gestión de la información

20 Mayo 2015 José Miguel Morales

En el mundo que viene las personas tomarán decisiones de otra manera. Si no entienden los datos que generan, las empresas se hundirán. Si los políticos no toman decisiones a partir de los datos, la gente se les echará encima. Si la medicina no acelera sus procesos de investigación automatizando el tratamiento de los datos, no conseguiremos aplacar enfermedades como el cáncer. Datos, datos y más datos, pero ¿cómo sabemos si sufrimos una deficiente gestión de la información?

 

5 síntomas de una deficiente gestión de la información

Imagen @ter-burg distribuida con licencia Creative Commons CC BY 2.0

 

En muchos ámbitos estos cinco síntomas describen malos hábitos en la gestión de la información que llevan a retrasar decisiones, perder cuota de mercado o dedicar ingentes cantidades de tiempo de personas clave en la organización tratando de resolver cuestiones que pueden automatizarse y obtenerse en tiempo real.

Tanto si ya utilizas herramientas de análisis de información (BI, Business Intelligence) como si estás valorando comenzar a usarlas, cada uno de estos síntomas son reveladores de la necesidad de un nuevo enfoque de inteligencia empresarial.

1) Se dedica demasiado tiempo de las personas clave de la organización preparando y analizando datos.

Auditorías internas demuestran que las empresas consumen el 30% del tiempo de los equipos de administración y comercial realizando informes (alrededor de 1,5 jornadas a la semana), por tanto, automatizar este proceso supone ahorros de miles de euros anuales.

La clave para solucionar este gran problema es la automatización de los procesos de datos, que permitan disponer de los Informes o Cuadros de Mando automáticamente calculados con la información necesaria cuando se necesitan.

2) No es posible combinar la información procedende de diferentes aplicaciones, herramientas o bases de datos.

Lo más habitual en las empresas es contar con distintas aplicaciones, herramientas y fuentes de datos (ERP, CRM, gestión de tareas, gestión de flotas, múltiples ficheros Excel, etc.). Habitualmente las herramientas con las que cuentas no permiten utilizar la información desde diferentes fuentes de datos, realizando combinaciones, cruces o cualquier tipo de procesado de datos. Cuando esto ocurre se hace necesario implementar procesos de Integración de Datos.

3) Múltiples visiones de una misma realidad.

Algunas herramientas BI puede que sean geniales en la visualización y descubrimiento de datos pero es necesario seguir una sólida gestión de datos soportado por un Almacén Central de Datos, que evite tener silos de información y múltiples definiciones del mismo KPI. Esto ocurre en tu organización cuando diferentes personas:

  • Entienden un KPI de diferente forma.
  • Obtienen el mismo KPI de diferentes maneras (usando diferentes fórmulas y/o diferentes fuentes de datos).

Para solucionar estos problemas es necesario definir en el catálogo de KPIs una ficha para cada indicador en la que aparezca una definición precisa del indicador, la fórmula de su cálculo, los criterios de análisis, la trazabilidad de la información desde las fuentes de datos, etc. Además esta información debe ser accesible fácilmente desde la misma plataforma BI.

4) Problemas para colaborar con la información.

Habitualmente las herramientas BI ofrecen capacidades de análisis y visualización de datos, pero colaborar con datos e información se complica al utilizar herramientas inadecuadas. Algunos de estos problemas que seguramente te resultarán conocidos:

  • Ocurren cuando utilizamos indiscriminadamente el correo electrónico y el teléfono para comunicar informaciones, datos o decisiones. Unificar la comunicación en la misma herramienta en la que se visualiza y analiza la información se ha demostrado trementamente productivo y eficaz en la toma de decisiones.
  • Ocurren cuando generamos versiones y más versiones de ficheros Excel que se comparten por email o se almacenan en sistemas de ficheros alejados de la información original.
  • Ocurren cuando las herramientas de toma de decisiones no son proactivas y no nos alertan de hechos importantes que necesitan una acción urgente.

5) Falta de flexibilidad para responder a rápidos cambios organizativos.

Las cosas pueden cambiar rápidamente, especialmente en entornos competitivos y situaciones de incertidumbre. Pueden ser muchas las causas que impidan aportar flexibilidad a tu sistema de toma de decisiones:

  • Utilizar un sistema de análisis de información antiguo, cerrado, con tecnologías propietarias y con grandes dependencias con proveedores.
  • Tardar meses para implantar cambios que pueden solucionarse en días o semanas.
  • No tener capacidad para soportar cantidades ingentes de datos, en el ámbito del BigData, lo que implica estar empantanados en grantes volúmenes de datos que no pueden analizarse con la velocidad o agilidad necesarios.

 

¿Reconoces cualquiera de estos síntomas? Desde Emagina aconsejamos:

  • Evitar las soluciones de BI que prometen respuestas "inmediatas" porque están "en memoria". No son inmediatas, son extremadamente caras y el límite físico de la memoria no da cabida a las necesidades de datos.
  • Evitar los sistemas basados en aplicaciones de escritorio, porque no tienen la potencia necesaria para cumplir con los requisitos de la actualidad.
  • Apostar por las soluciones BI modernas, basadas en software libre, ágiles, livianas y flexibles en la nube, que ofrecen rapidez y escalabilidad para manejar datos cada vez mayores de distintas fuentes de datos.
  • Apostar por una solución de BI totalmente integrada y basada en servidor, que permita consultar grandes conjuntos de datos, agregados convenientemente y con memoria caché para los datos más consumidos.

 

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