Una fotografía en tiempo real de tu negocio

Si bien los datos que genera la actividad de una empresa son un activo vital, su correcta gestión y aprovechamiento pueden definir sin duda la Estrategia Empresarial.

Este fin de semana andaba recordando el gran artículo... "Un nuevo cerebro gestionará la Mercadona del futuro". En él vienen a explicarnos cómo Mercadona ha apostando al 100% por la Gestión de la Información, dándole toda la importancia y toda la consideración estratégica para una mejor Toma de Decisiones a todos los niveles.

El proyecto de Mercadona incluye un CPD (Centro de Proceso de Datos) ubicado físicamente en Valencia, desde donde se "controla en tiempo real, las 24 horas del día, todas las variables" que afectan al funcionamiento de la empresa, sus tiendas, sus almacenes, todos sus procesos medidos y registrados. Medir, medir y medir es la clave para poder tomar decisiones y por eso Mercadona está registrando y guardando todo lo que ocurre en cualquier rincón de su empresa. ¿Cómo lo hace? Implantando sistemas y aplicaciones de gestión y medición, de almacenes, de tiendas, de proveedores, de clientes, etc. Precisamente para guardar, procesar y visualizar toda la información es para lo que han construido ese gran CPD lleno de "servidores, modems, procesadores y discos duros".

Un salto adelante

Mercadona y sus directivos saben muy bien que mejorar y avanzar en el tratamiento de los datos implica muchas cosas buenas, perceptibles cada día, por las personas que trabajan en Mercadona y también por aquellas personas que han invertido en Mercadona (leáse "dueños e inversores con el bolsillo cada vez más lleno"). Ante la pregunta, ¿sabes realmente cómo va tu parte de responsabilidad en Mercadona?, cualquier directivo o gestor de tienda conocerá al detalle y con datos actualizados cómo van las ventas, las compras, las posibles incidencias, etc. Gestionar mejor todas sus tiendas llevará a Mercadona a dirigir proactivamente sus tiendas, cambiar precios en tiempo real, abastecer de stock desde los proveedores, entre centros logísticos o incluso entre tiendas cuando sea necesario, etc.

Como reconocen en la empresa valenciana, debemos ser conscientes que estos proyectos implican cambios, implican dar "un salto" dentro de las empresas, pero es un salto adelante para mejorar en muchos aspectos (económicos, laborales...) y para obtener mejores resultados que los que se han obtenido hasta el momento. En su implantación son conscientes que debe participar gran parte de los responsables a nivel central y de tienda, definiendo qué deben registrar, de qué manera, qué deben obtener en cuanto a visualización de información y de qué manera.

Obtener una fotografía en tiempo real del negocio

Saber cuánto, cómo y a que precio se está vendiendo cada producto en cada una de sus cajas, segundo a segundo, tiene que ser una pasada para los gestores y responsables de Mercadona. Me imagino un buen panel de control donde aparecen los grándes números, las incidencias y los hechos más relevantes. Para ello, los procesos deben registrarse cuando ocurren, instantáneamente, en tiempo real. La capacidad de procesamiento del CPD hará que se puedan guardar y procesar los millones de eventos diarios, para ser resumidos y mostrados a cada responsable de Mercadona en (prácticamente) tiempo real. El sueño de cualquier dueño, accionista o responsable dentro de una empresa.

Los beneficios para Mercadona son inmensos e inmediatos. Las decisiones se tomarán sobre la marcha, a medida que los hechos ocurren, en prácticamente tiempo real con lo que se conseguirá ganar tiempo en muchos sentidos: recortar los tiempos de gestión, recortar los tiempos de reacción ante problemas no esperados, ganar tiempo sobre la competencia. Como reconocen en el artículo, ahorrando tiempo se gana dinero y así cualquier empresa puede ofrecer lo que sus clientes demandan, mejores productos o servicios, a los mejores precios, en las mejores condiciones.

Los grandes datos o el Big Data en Mercadona

Afirman en el artículo que Mercadona no usará el conocimiento sobre los clientes... permítanme que lo dude. Disponer de un histórico de datos con los patrones de comportamiento de compra de millones de clientes, geográficamente ubicados, temporalmente acotados y perfectamente segmentados es una gran herramienta que equivale a muchos millones de euros. Me estoy refiriendo ya al análisis de grandes datos, el llamado Big Data, es decir, del análisis a posteriori de los millones y millones de transacciones que han sido registrados por los sistemas de Mercadona. Patrones de compra por tienda, patrones de consumo por regiones, en cada momento del año, funcionamiento de las campañas de descuentos, entrada de nuevos productos y salida de productos sin éxito, mil posibilidades a analizar.

Es importante distinguir el terreno operativo, el del día a día, donde estamos viendo lo que acaba de ocurrir o en el peor de los casos, lo que ocurrió ayer, del terreno analítico, el terreno del Big Data. Lo operativo requiere habitualmente de un conjunto de datos limitado, habitualmente de un día y por eso la capacidad de almacenamiento, procesado y visualización tiene una complejidad menor. Lo analítico en cuando a Big Data, es un paso más, porque se basa en juegos de datos gigantescos, con meses de datos, incluso años completos, de todos los ámbitos internos o externos de la empresa, con lo que la complejidad es mayor. En este terreno mayor complejidad equivale a mayor recompensa, traducida a tiempo y dinero. Por esto entiendo que Mercadona hará uso del Big Data, porque puede y porque dispone de la capacidad de almacenamiento, procesamiento y visualización de resultados.

Adiós Silos de Información, bienvenida Horizontalidad de la Información!

En las empresas, me atrevo a decir que en todas, tendemos a crear silos de información, es decir, espacios aislados donde se comparte la información localmente dentro de un departamento o un equipo de trabajo (imaginad delegaciones "aisladas", proyectos que se autogestionan, etc.).

Una de las razones que ha tenido Mercadona, y tiene cualquier empresa que da el salto hacia el análisis de la información, es que rompe con los silos de información y la hace horizontal a toda la organización. Con horizontal quiero decir que todo el mundo tenga la misma información a su disposición y que además pueda acceder a ella desde cualquier dispositivo (equipo de escritorio, portátil, smartphone, tablet, etc.). Esto implica que los departamentos ya no son los que se hacen sus propios Excels, o se crean su pequeña base de datos para ver el departamento. No... es la empresa a nivel global la que genera y guarda toda la información de forma centralizada, que luego llega a cada usuario según sus necesidades, su nivel de seguridad y acceso a la información o su responsabilidad dentro de la empresa. Los datos centralizados, horizontales son la única verdad, no se pueden cocinar ni alterar al antojo de cada persona.

¿Y cómo hago yo como Mercadona?

Los presupuestos de Mercadona son bastante elevados, los medios económicos, materiales y humanos que disponen son increibles, fuera del alcance de una empresa media. En Emagina apostamos por el mismo enfoque de Mercadona, pero a una escala más modesta, más cercana a la PYME, con herramientas y capacidades de procesamiento acordes a su tamaño.

Para tu empresa te preguntarás... ¿y cómo hago yo como Mercadona?.

1. Medir, medir, medir. El primer paso es que tu empresa debe registrar todo lo que hace, en cada ámbito. Un ERP, un CRM, Aplicaciones Web Empresariales para gestionar los procesos que ocurren en tu empresa, bases de datos internas o externas a tu empresa, son herramientas que permiten operar en el día a día y además registran lo que ocurre. Sin estas herramientas no podrás ser como Mercadona.
2. Almacenar en una base de datos central toda la información relevante. El enfoque del Almacén Central de Datos, es el tradicional Data Warehouse, permite limpiar, cargar, historificar y precalcular toda clase de datos internos y externos a la empresa. Este elemento permite horizontalizar la información evitando los silos independientes.
3. Definir la información relevante. Cada empresa debe tener sus Indicadores Clave de Negocio (KPIs), perfectamente definidos para poder tomar las decisiones según su evolución lo más rápido posible.
4. Visualizar la información para la toma de decisiones. El paso final consiste en acceder a la información, KPIs, informes, paneles de control, etc. El acceso a los datos debe ser completamente seguro, cada persona accede a lo que tiene que ver según su rol en la empresa y según las decisiones que deba tomar (toda la empresa, un departamento, un proyecto, etc.).

En Emagina Business Solutions creemos que estos pasos pueden hacerte ser un poco como Mercadona. Nuestra apuesta por la Nube (Soluciones Cloud) y el uso de Software Libre y Estándares Internet, hace que el coste de la solución final sea mucho más ajustada y abordable por gran cantidad de PYMES.